Tekna – Helhetlig optimalisering av IT- og SaaS-porteføljen

Med over 200 medarbeidere spredt ved avdelinger over hele landet, kunne fagforeningen Tekna ta ut et stort potensial med Otheo.

Tekna er en fagforening for 115 000 naturvitere, teknologer og studenter, som jobber for trygge arbeidsvilkår, kompetanse og læring. De er over 200 ansatte med distriktskontorer spredt over hele landet.

Som en medlemsorganisasjon med mange ansatte og komplekse IT-behov, manglet Tekna en samlet plattform for å styre alle IT- og lisenskostnader. Kostnadsfordelingen var fragmentert, fornyelser ble fulgt opp manuelt, og det var vanskelig å identifisere overlappende verktøy og unødvendige utgifter. Spesielt med en dobling i antall medlemmer i løpet av noen år har lisenshåndtering blitt mer krevende, og en mer strukturert tilnærming dermed nødvendig.

Tekna implementerte:

• Datainnsamling via API-er og manuell registrering for full porteføljeoversikt.
• Lisensautomatisering for Microsoft og andre tjenester.
• Avvikshåndtering og varsler som oppdager unormale kostnadsendringer.
• Forecasting og budsjettering basert på historiske data og kjente prisendringer.

Tekna har allerede tatt i bruk mange funksjoner og opplever mye verdi med dette, men ser også for seg å utnytte mer funksjonalitet fremover for enda mer nytteverdi.

• Redusert lisenskostnad gjennom optimalisering og fjerning av overlappinger.
• Bedre kontroll og ryddighet, som reduserer risiko for feilbruk og overforbruk.
• Tidsbesparelser i IT-avdelingen ved automatisert prosesshåndtering.
• Bedre beslutningsgrunnlag for budsjett og avtaler med leverandører.
• Økt sikkerhet og kontroll ved å samle all administrasjon i én plattform.
• Reduserte lisenspriser gjennom innkjøpssamarbeid – betydelig bedre enn gjennom tidligere egenstyrte forhandlinger.