User surveys i SaaS‑styring: Slik avdekker du reelt lisensbehov og kutter kostnader

De fleste vet at det finnes lisenssløsing i organisasjonen, men få har et presist svar på hvor den oppstår, hvorfor den oppstår – og hva som faktisk kan gjøres med den.

Det er her user surveys viser seg å være en avgjørende, men ofte undervurdert, del av moderne SaaS‑ og lisensstyring.

Med user surveys mener vi korte, målrettede undersøkelser sendt til faktiske lisensbrukere for å avdekke om – og hvorfor – en lisens er nødvendig. I stedet for å basere beslutninger kun på tekniske signaler som innlogginger og tildelinger, får virksomheten innsikt i:

• Om lisensen er kritisk for rollen
• Om behovet er midlertidig eller varig
• Om lisensen i det hele tatt er nødvendig

Dette gir et beslutningsgrunnlag som kombinerer data og kontekst.

Hvor kompleksiteten faktisk oppstår

I teorien burde lisensstyring være enkelt. I praksis må virksomheter forholde seg til mange ulike SaaS‑leverandører og komplekse, stadig endrede produktkataloger (særlig hos Microsoft og Adobe).

Med ulike prismodeller, fornyelsesdatoer og kontrakter er det krevende å holde oversikt over brukere som starter, bytter rolle og slutter. Det resulterer ofte i at lisenser henger igjen unødvendig.

For virksomheter som Elkem og Backe betød det lenge at informasjonen var spredt ulike steder. Med Otheo fikk de kontrollen og oversikten de trengte.

For leverandører som ikke er direkte partner mot alle systemer, er det heller ikke gitt at alle data er tilgjengelige til enhver tid.

Hvorfor manuelle løsninger ikke holder i lengden

Excel‑ark og manuelle rapporter kan fungere som et øyeblikksbilde, men de har klare begrensninger:

• De er aldri helt oppdaterte
• All ny innsikt krever manuelt arbeid
• Automatisering av lisensendringer er ikke mulig
• Skalerer dårlig når organisasjonen vokser

I tillegg mangler de det viktigste: innsikt i faktisk behov.

Uten user surveys vet du hva som er brukt. Med user surveys forstår du om det bør være brukt.

Tekniske signaler som kjøpt vs. tildelt lisens, innlogginger og roller gir verdifull informasjon. Men de sier lite om fremtidig behov, kritikalitet eller kontekst. Når brukere selv klassifiserer lisensene sine som:

• Mission critical
• Essensiell
• Viktig
• Støttende
• … eller ikke nødvendig

Da får virksomheten et helt annet beslutningsgrunnlag enn ved rene bruksdata.

Offboarding er ett av områdene hvor lisenssløsing oppstår hyppigst – og hvor konsekvensene ofte blir usynlige.

Når en ansatt slutter:

• Forsvinner brukeren fra enkelte systemer, men lisensene blir stående igjen
• Og ingen har full oversikt over hvor

Årsaken er sjelden én enkelt feil, men manglende sammenheng mellom systemer, avdelinger og prosesser. Resultatet er ubrukte lisenser som videreføres måned etter måned.

Med et samlet system for bruker‑ og lisensdata blir dette langt enklere å oppdage – og å rydde opp i.

For at user surveys skal gi reell verdi, kreves mer enn et skjema som sendes ut på e‑post.

Systemet må ha oppdatert oversikt over brukere, lisenser, roller og grupper, Når oversikten er oppdatert, må den kobles til riktig lisens, bruker og manager. En god user survey tillater også presis filtrering før utsending, og lar deg strukturere svarene slik at de kan brukes operativt.

Otheo henter data fra blant annet Microsoft og Adobe og oppdaterer informasjonen daglig. Det gjør det mulig å sende undersøkelser basert på faktisk lisensstatus – ikke antakelser.

I praksis betyr dette at administratorer slipper å gjette, manuelt sammenstille data eller sende generelle masseundersøkelser. Spørsmålene går kun til riktige brukere – basert på reell lisenssituasjon.

Når tekniske bruksdata kombineres med user surveys, får virksomheten et langt bedre beslutningsgrunnlag: ikke bare hva som brukes, men hva som faktisk trengs.

Det er her mange opplever det store skiftet – fra manuelle vurderinger og usikkerhet til struktur, oversikt og kontroll. Ikke ved å automatisere alt, men ved å stille riktige spørsmål til riktige personer, basert på reelle data.

Neste steg er ikke flere rapporter, men bedre innsikt.

Utforsk hvordan Otheo hjelper virksomheter med å få kontroll over SaaS‑lisenser, kostnader og beslutninger – fra onboarding til offboarding.