Den skjulte lisenskostnaden: ubrukte lisenser handler ikke (bare) om inaktivitet
De fleste virksomheter vet at de betaler for flere SaaS‑lisenser enn de faktisk bruker. Likevel fortsetter kostnadene å vokse år for år.
Hvorfor oppstår “license waste” i praksis?
Ubrukte lisenser handler ikke bare om brukere som aldri logger inn. Lisenssløsing oppstår som regel i skjæringspunktet mellom kompleksitet, manglende innsikt og manuelle prosesser.
I teorien er lisensstyring enkelt: kjøp lisenser, tildel dem, fjern dem når behovet forsvinner. I praksis ser mange virksomheter noe helt annet, særlig fordi:
- Produktkatalogene er komplekse
Leverandører som Microsoft og Adobe tilbyr et stort antall produkter, SKU-er og pakkeløsninger som stadig endres. Det gjør det krevende å forstå hva man faktisk betaler for – og hva som overlapper.
- Organisasjoner er i konstant endring
Nye ansatte, rollebytter, permisjoner og avslutninger skjer kontinuerlig. I større virksomheter er dette konstant bevegelse, ikke enkeltstående hendelser. - Dataene er spredt
Lisensinformasjon ligger ofte hos forhandlere, mens bruker- og tilgangsdata ligger i Microsoft Entra ID (Azure AD), og kostnadsdata i økonomisystemer. Få har full oversikt på tvers. - Leverandører har få insentiver til å hjelpe
Det er verdt å være ærlig: programvareleverandører har liten egeninteresse av å hjelpe kundene med å redusere lisensforbruket.
Inaktivitet er bare toppen av isfjellet
Mange starter lisensgjennomgang med ett spørsmål: Hvem har ikke logget inn?
Dette er et viktig signal, men det er langt fra tilstrekkelig i komplekse virksomheter.
Lisenssløsing oppstår også når:
- Brukere har lisens, men ikke trenger funksjonaliteten
- Roller endres, men tilganger følger ikke med
- Lisenser tildeles “for sikkerhets skyld”
- Offboardede brukere fjernes fra systemer, men lisensvolumet ikke reduseres
For å identifisere reell overforbruk må man kombinere flere datatyper:
- Kjøpt vs. tildelt lisens
- Innlogginger og aktivitet
- Rolle, gruppe og organisatorisk tilhørighet
- Lederansvar
- Brukerens faktiske behov for applikasjonen
Fra teknisk bruk til forretningsmessig behov
En viktig innsikt mange får først når de tar i bruk et dedikert system, er at bruk ikke er lik behov.
I Otheo kombineres tekniske data med kvalitative signaler, blant annet gjennom en enkel survey‑modell der brukere (eller ledere) kan klassifisere lisenser som:
- Mission Critical
- Essential
- Important
- Supportive
- Non‑essential
Dette gir et helt annet beslutningsgrunnlag enn kun innloggingsdata.
En lisens kan være lite brukt – men forretningskritisk. En annen kan være brukt ofte – men ikke nødvendig.
Det er først når disse perspektivene kobles sammen at reelle og trygge kostnadsbesparelser blir mulig.
Hvorfor dette er vanskelig uten et dedikert system
Mange virksomheter forsøker å gjøre dette manuelt, da gjerne i Excel, rapporter eller ad‑hoc analyser. Utfordringen er ikke vilje, men skalerbarhet og presisjon.
Uten et system må du selv samle data fra flere kilder, manuelt. Dersom du lykkes å identifisere alle datatyper, må du så rense og sammenstille informasjonen. Og – det holder ikke at dette gjøres én gang. Jevnlig oppfølging er nøkkelen til oppdatert og nyttig oversikt.
I en manuell verden går man glipp av:
- Innsikt basert på erfaringer fra andre kunder
- Kontinuerlig videreutvikling av funksjonalitet
- Automatisering av lisensvolum (opp og ned)
Hva kan automatiseres – og hva bør ikke automatiseres?
Det er fristende å tenke at løsningen er full automatisering: fjern lisenser automatisk basert på inaktivitet. I praksis er dette risikabelt.
I Otheo er det et bevisst valg ikke å automatisere handlinger som kan få negativ konsekvens for brukere eller forretning, som:
- Automatisk fjerning av brukere
- Automatisk terminering av kritiske lisenser
Årsaken er enkel: dine data, din kontroll.
I stedet automatiserer systemet:
- Justering av lisensvolum (slutte å betale for mer enn nødvendig)
- Klare anbefalinger basert på data
- Synliggjøring av potensielle besparelser
Som samlet sett gir oppdatert beslutningsstøtte til ledere og IT. Dette gir en balanse mellom automatisering og governance.
Oppsummert: lisensoptimalisering er kontinuerlig arbeid
Ubrukte lisenser er ikke et engangsproblem som løses med en opprydding. Det er et resultat av kontinuerlig endring i organisasjonen.
Derfor må også lisensstyring være:
- Datadrevet
- Kontinuerlig
- Tett koblet til både IT og forretning
Med riktig systemstøtte blir det mulig å gå fra magefølelse og antakelser til faktiske tall og trygge beslutninger.